Представительские расходы

Представительскими расходами принято считать расходы организации на проведение официальных приёмов представителей контрагентов как уже работающих в вашей организацией, так и потенциальных. В НК РФ им посвящены целых две нормы пп.22 п.1 ст 264 НК РФ и п.2 ст.264 НК РФ, где раскрывается понятие и приводится перечень того, что можно туда «упаковать».

К представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
⠀

представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества⠀
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика

Перечень расходов относимых к представительским:⠀

расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах⠀
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно⠀
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров⠀
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.⠀ ⠀

Однако, вопрос именно состава расходов (хоть икрой своих контрагентов на завтрак кормите) НК РФ не расшифровывает и не регламентирует, также не регламентированы количество участников и их состав, место проведения и тд, о чём есть письмишко от МИНФИНа №03-03-06/1/3120 от 22.01.2019 года. Минфин вообще считает, что к представительским расходам могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.⠀
Согласно письму Минфина №03-03-06/1/796 от 01.12.2011 года – если после официальной части приёма учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, артисты, бармены, фуршет), то понесенные затраты нельзя включить в базу по налогу на прибыль.

Также в ст. 264 НК РФ прямо указано, что организация развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний не являются представительскими расходами. В случаях, когда "прием" делегатов длится несколько дней, то расходы на размещение, питание и программу минимум, которые выходят за рамки официального приема, - расходы по нему НЕ относят к представительским. Также не стоит включать в представительские расходы организацию переговоров с представителями своих же собственных филиалов и представительств.

Чем подкрепить свои траты и отбиться от налоговой указано в ст. 252 НК РФ и письме МинФин №03-03-06/1/675 от 01.11.2010:

Приказ Директора об осуществлении расходов на указанные цели;
Смета представительских расходов;
Первичные документы, в т.ч. чеки
Отчет о представительских расходах, где указывается цель проведения мероприятия.

Не забываем, что Закон не требует раскрытия списка участников мероприятия.

Достижение конкретных результатов в виде заключения сделки не является обязательным условием признания условий предствавительскими.